浅谈资料、文件与档案的区别

浅谈资料、文件与档案的区别

资料、文件、档案的区分

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很多人日常工作中，经常会碰到一些概念性的问题，无法区分什么是资料、文件或档案，特别是资料与档案的概念极易混淆，经常合在一起称档案资料。如会计资料和档案为例，两者就有很大的区别，从简单获取渠道、文件逻辑、审批是否完成到复杂价值鉴定上有所区别。目前不同行业中学术理论界对档案有明确的定义，但对资料的概念比较模糊。虽然资料也是现实中最接近档案、与档案关系最为密切的概念（事物）。但严格意义上讲，档案、资料是有很大区别。因此，有必要对一些基础的概念加以辨析，分清资料与档案的关系，以进一步完善档案管理的体系制度，为今后的管理工作打好基础。

PART01

档案的定义

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“档案”一词始于清代早期。清人杨宾在《柳边记略》中首次提出“档案”一词。但是，中国的档案却是历史悠久，源远流长，至少可以追溯四千多年前的殷商时代，一直以来档案被认为是人类社会发展到一定阶段的产物。由于档案与社会生活联系的广泛性和复杂性，使得档案的内涵较为宽泛，因此对档案的定义的争论历来就是档案界的一个热点问题。现如今，不同朝代、不同国家对档案有不同的定义，近百年来，随着科学技术的进步，不仅有纸张书写的档案，还出现了感光材料和磁性材料等为载体的档案，如：照片档案，影片档案，录音档案，录像档案，机读档案等等。我国在新中国的成立后，颁布的《中华人民共和国档案法》中明确定义：即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

PART02

什么是资料、文件？

和档案相比，资料与文件的定义就更为狭义。文件（外文名：Document）是一个现代专有名词，指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）对文件的定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）对文件的定义是：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。如何形成档案，就要把这些信息记录的文件鉴定、归纳、总结后，形成的有价值的文件材料集合体。如果说文件是档案的前身，那么档案就是文件的归宿。

资料的定义相对于档案来说，就较为模糊了，一切具有参考价值的素材都可成为资料。例如，档案、著作、论文、文件、图片等。以不动产登记资料为例，不动产登记资料也具有原始性，记录了不动产登记从申请、审核、审批、登记发证的全过程，同时也具有专业类档案成套性的属性。因此，档案和资料的本质属性是类似的。但在日常工作中，资料是为了工作参考的目的而收集购买来的材料，对该单位或个人的活动无直接凭证作用。且资料来源不固定而且范围比较广泛，没有保存价值的，未列入档案管理范围的文件都是资料，如一家企业投标且未中标的项目，可以称为该企业的资料，已中标的项目经整理才能称为该企业的档案。

PART03

资料、文件与档案的区别

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除了概念上的差异外，档案与资料在形态和管理方法不同、法律地位、等方面均有较大的差异。

形态和管理方法不同

就形态判断，档案有固定的形态，只有特定的一些文件才能成为档案。而资料相对而言就比较松散，也有可能重复，没有严格的标准和要求。档案从收集、整理、鉴定、归档到保管、利用等都有着规范的流程和标准，档案的管理和利用要严格执行《档案法》《保密法》等规定。查阅利用有着严格的规定和要求，通常情况下只能查阅已开放的档案，而资料一般都是对外公开的，没有严格的限制，只要符合相关的资料查阅规定即可。一般单位内部成立的档案室或者资料室，严格意义上讲，都应该称之资料室，即专门保管资料的机构。由于管理方式不同，档案有专业的档案管理机构，而资料只是单位内部简单的管理。档案有鉴定销毁的程序，全程须有保密机构或者监督部门参与，且对保管期限进行重新鉴定，而资料的销毁没有特别严格的流程。

法律效力不同

就法律效力而言，档案比一般的资料具有更高的法律效力。我国建立了以《中华人民共和国档案法》为核心，由法律、行政法规、部门规章、地方性法规、地方政府规章和党内与军事法规等构成的完整的档案管理法律体系，对档案的产生、保存、管理等均有明确规范，因此档案在行政管理、司法审判工作中发挥着重要的作用。相对而言在资料管理立法方面几乎没有系统性的立法规范。

查询利用要求不同

档案和资料概念的不同，查询要求也有所区别。例如，不动产登记行为作为一种行政确认行为，其一般经过当事人申请、登记机构审核、登簿发证等几个步骤，在此过程中形成的不动产登记资料包括当事人提供的原始材料和登记机关审核形成的材料，类似于行政审批材料，按照行政机关档案管理的规范，应当及时整理归档，按照《档案法》的相关规定提供利用，但是如果其查询利用又要按照《不动产登记资料查询暂行办法》的规定执行，这两者之间就必然产生冲突。目前，以《档案法》为核心的我国档案管理法律法规所规定的档案利用规范 “国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满二十五年向社会开放。”公民和组织可持有合法证明，利用已经开放的档案。

档案的作用与价值的不同

档案之所以需要保存，并且能够世代流传，是因为它具备特有的作用。工作的凭据档案是过去工作活动的记录，又是日后继续工作的重要条件。合理利用档案，有助于提高工作效率和工作质量。

生产建设的参考依据

档案反映了经济活动的情况，能为以经济建设为中心的现代化建设提供档案信息，对制订经济计划、检查和总结、推广先进生产技术和管理经验，以及防止自然灾害等方面，都是重要的参考材料。

科学研究的可靠材料

档案记录了前人科学研究成果和历史史实的最真实、最可靠的内容，任何科学研究都离不开档案，尤其是历史科学研究，在我国凡对历史研究有成效者，莫不得力于档案。

政治斗争的必要手段

档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的发展状况，这些材料，自古以来就是阶级统治和政治斗争的工具。在阶级社会里，国家机关形成的档案，总是代表着统治阶级的意志，记录着统治阶级在统治时期的各方面活动的历史真实。在国家建设中，党和国家一向重视利用档案作为政治斗争的可靠依据和锐利武器。

宣传教育的生动素材

利用档案写回忆录、著书立说、演讲报告、举办各种展览等，可以用来对人民来说可以回望历史，了解过去、吸取经验。

结语：

因此档案与资料、文件虽然有些形态上有所相似，但是社会、法律地位大大的不同。这是每一个步入档案领域的人首先要遇到的无法回避的问题，也是档案学理论研究的首要课题。正确人事档案与资料、文件概念与区别，对今后企业重要文件的保存有着新认识，也是做好档案管理中最基础的工作。

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