年终汇报工作，如何用项目管理工具展现成果

据报道,2022年11月20日的一次京东内部会议上,刘强东痛批京东中高层管理人员,表示部分高管醉心于 PPT 和奇妙词汇,或吹得天花乱坠但是执行一塌糊涂。

不可否认,刘强东提到的现象,的确是当今众多互联网大厂和品牌公司的通病。做样子的人多,真干活的人少,重分配而轻生产,不科学的任务拆解和分配,让很多公司的业务发展陷入僵局甚至倒退。于是刘强东下了狠心决定改变,并且很快做出了行动。

这反应了一个问题,项目没管理好,表面工作太花哨,任务需求不清晰,拆解和任务分配不科学。时下很多互联网科技公司逐渐淘汰PPT形式汇报的总结,转而采用数据分析,对着EXCEL或多维表格进行分析解剖。项目管理者认为,数据很直观,员工既不会明目张胆作假,上级对下级的工作细节也可以一目了然。下面邀请飞项产品经理一起聊聊,如何更好借助项目管理工具和数据分析,抛弃徒有虚表的汇报,让你的年终汇报可以优雅落地。

任何一个项目的管理是从项目创建开始的。比如我们品牌中心2023年要做一轮全平台的整合传播。我们通过飞项的事项创建、事项拆解和派发、事项互动沟通、事项数据分析和沉淀这个流程,就可以将一个项目完整的用数据进行体现。

但是请注意,用数据说话并不仅仅是用数字说话,只有把数字以某种形式组合起来,才是有用的数据。比如在用飞项做数据分析的时候同时做事和人的维度进行分析,事情的维度可以看到进展情况,完成情况以及延误情况;人的维度可以看到效率、活跃度等指标。因此,用数据说话的关键,是如何把各方面的数字与想要表达的观点结合起来,以恰当的方式呈现。

首先,目标拆解是数据展现的敲门砖

如果一个目标太高远,往往是比较难实现的。但如果在这个过程中,我们可以清晰的了解实时进度,能够看到自己马上就要达成一个小目标,并且体验到一个小阶段的胜利感,那就会比较容易在艰难的过程中坚持下去。因此,目标拆解的作用就体现出来了,将事项通过脉络图进行逐层拆解,大的目标由小的目标组成,小的目标由更小颗粒度的任务组成:

如刚才说的比稿,将年度品牌传播核心诉求作为一个总目标,将达成目标的方式拆解为品牌公关和广告两个部分。根据品牌公关体系,又继续下一步的目标也手段拆解,直到拆解到最小颗粒度的具体一个任务或者一个活动,甚至一句文案。把工作中的目标拆分一下,并且把实现的进程用进度条呈现出来,你会发现工作需求越来越清晰,在汇报工作的时候会有不同维度,不同板块的数据呈现。一级任务是年度品牌传播的总体KPI,二级任务如公关层面下面的日常传播、媒体关系、危机公关、日常公关、公关活动,三级任务就是每一个板块细分领域的具体动作,比如媒体关系维护,需要做媒体高层论坛、品牌参与媒体活动、积极参与媒体调研,进而调动媒体给品牌带来曝光和口碑传播。

其次,数据的比对和分析可以直抵问题本质

很多时候,对于熟悉的任务,比如品牌策划和传播,它的数据很难直接佐证成交或者CPI,因此数据的精细度就非常关键了。或者是一个表面的数据没进行分析的时候,我们可能会有一些思维惯性,或者第一反应的直觉,这个时候就需要用数据做好分析和比对。

这是做汇报和复盘最好的方式。通过飞项数据报表中项目分析板块中可以看到完成的事项和延期事项,再进一步分析事项延期的原因,就可以得出结果。以我们品牌年度传播为例,考虑到一年中热点和政策不断出台,媒体权重变化、高层变动导致的合作产出等,正常的状态是偶尔起伏波动,如果某个板块有很大的峰值变化,那么可以根据整体的项目分析,查看该板块的波动原因,进行灵活的调整。

项目指标对比,可以看出每一个项目完成和延期的走势,找到峰值分析原因。做年度品牌传播,一年中的热度可能集中在几个时段,如五一,中秋国庆,双11,双12,春节等。每一个阶段都可以把数据进行详细的分析,研究该时段的经验总结,不足。

在人的维度上,可以看到每个成员的完成率,及时率,延期率。同样,根据峰值进行分析原因。如果某个团队成员的数据非常难看,管理者通过执行情况可以马上看到,便于灵活调整该员工的工作安排,避免因为一个问题影响整体进展。

所以,要呈现数据,就要做出恰当的比对和分析,找到数据背后的本质才,而不是将数据罗列出来。

飞项的数据分析其实就是一种刨根问底的工作方法,数据低是什么原因造成的?造成的原因我们是否有措施进行改进?若采取措施了,那么效果又如何,是否还需要改进?等等。通过飞项的数据分析,让大家对工作成果更加清晰,把工作做得更好。