疫情肆虐科技巨头,团队协同软件成职场“香饽饽”

最近一周,国际科技巨头Facebook母公司Meta、推特、特斯拉以及加密货币等金融科技公司纷纷开始裁员。多年来急于扩充公司规模的科技领域创始人和首席执行官们正排队传递同样的信息:对不起,我们走得太快了。

确实,受疫情影响,全球范围内的企业正在适应混合办公的新常态。这种方式是在疫情不确定以及国家政策调整的情况下,企业员工利用团队协同软件、远程视频会议、任务管理分配软件、在线文档等软件,在不同地点进行协同作业,完成任务的一种办公方式。

在这种新的形式下,很多传统企业其实最近一周,国际科技巨头Facebook母公司Meta、推特、特斯拉以及加密货币等金融科技公司纷纷开始裁员。多年来急于扩充公司规模的科技领域创始人和首席执行官们正排队传递同样的信息:对不起,我们走得太快了。

首先,企业应该认清远程办公的必要性和趋势。即便没有疫情的影响,远程办公也应该是所有服务行业尤其是互联网公司必须要顺利自主完成的“毕业考”。

其次,员工对远程办公不熟悉,手忙脚乱怎么办?虽说从公司到家不像鱼从海洋到陆地那么艰难,但突然从公共场所转移到私家单位,阶段性阵痛在所难免。突如其来的居家,却没带电脑/资料回家,省掉通勤烦恼的同时,特殊时期的紧急任务便成了另一种煎熬,空有双手没工具,这活还怎么干?会不会又是一轮“踢皮球”的阵势?基于此,让团队把项目任务搬到远程协同办公软件上就显得非常关键了。因为任务的开始和跟进、完成都在平台实现,那么如何把控执行过程和成员的管理呢?这就是工具选择的技巧了。

很多企业远程协同效率非常低下,原因在于各自在线下的沟通方式五花八门,手机、笔记本、电话,甚至手写轮番上阵,切换得非常辛苦,更为痛苦的是,辗转于不同的办公APP后发现资料和文件七零八落,丢失的丢失,出错的出错。查找关键的信息也是不断的翻阅瀑布式的聊天记录,远程会议也是没人记录各种信息差。

团队远程办公无非是想得到几个保障:一是成员便于管理;二是项目常规推进;三是效率不受影响。我们就以国内知名团队协同软件飞项来逐步分析,也有团队用飞书或钉钉,道理大同小异,一切看项目和团队需求。而飞项是一款专注团队任务协同和个人工作管理的工具,非常贴切大环境下的应用。

项目拆解到位,任务分配科学,人不走空。

远程办公可不止居家这一个场景,还有公寓、酒店、飞机高铁,甚至咖啡香扑鼻的星巴克等,不同的地方影响沟通的程度也不同,也比不上一起在会议室面聊来得干脆。因此在项目拆解和分配上就非常重要,群聊一个缺点就是人多七嘴八舌,等到要查阅分配的时候就一头雾水。利用飞项的项目拆解和任务派发就非常方便和清晰。

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首先将需要启动的任务逐层拆解,细分到人;然后根据需求和个人所长进行科学分配,责任到人,谁也不能因为没听到聊天会议而摸鱼。

多种提醒,时刻不忘“你在上班”。

飞项的多种提醒形式也会让你时刻记住项目情况:新消息提醒、执行时间提醒、完成状态提醒等。此外,飞项的日报功能也非常人性化,它会根据你每日事项的完成和计划情况,推送早计划与晚总结,这样就避免了很多居家办公的人心不在焉的情况发生。

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身在曹营心在汉,文件七零八落?

远程办公,企业担心的是,底下的员工散落在不同地方,会不会准时开机上班?如何梳理协作流程?工作效率如何得到保障?如何保障数据资料的即时和安全使用?飞项也帮团队考虑到这个问题了,在飞项上,所有沟通的数据和文件、聊天记录都自动存放在项目空间的资源库里,团队成员可以根据权限自动调取查阅。

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员工分散各地,利用数据报表无死角监控。

远程办公还有一个难题,很多项目管理者担心无法掌控项目进展具体情况,以及成员效率和时间安排。飞项支持在空间内跨项目进行以“事”纬度、以及以“人”纬度分别的报表分析,主要包括:整体分析、人员分析和事项分析。

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远程办公大家分散在各地,如何管理团队日程和项目?飞项的团队日程可以解决这个难题。在团队空间里面的项目栏目,可以看到自己参与的项目和所有项目。解决了一个身在家里,电脑不在身边看不到项目详情的痛点。

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在空间团队日程栏目,你可以看到所有成员的安排。通过查看可以有效的管理团队成员的工作进度和效率提升。作为管理者,可以很方便直观的在这里看到整个项目的进展情况,还可以根据成员效率和完成情况进行日程的调整。

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上面说的是虽说目前看来,远程办公不一定适合所有打工人or企业,但反反复复的疫情和一些不确定因素,也让我们不得不思考一个问题:如何实现有准备、有条件、有效率的远程办公。

换句话说,所有的企业也应该随时做好远程办公的准备工作,哪怕社会回归到常态化,协同办公也是一个趋势,毕竟很多协同办公软件已经无时无刻在改变着我们的生活和工作方式了。是非常迷茫的,第一是对员工分散办公不适应,担心影响项目进展;二是员工本身对远程办公也是新手,在初期阶段会手忙脚乱。三是团队如何选择合适的团队协同软件。基于这几点困惑,给大家分享下如何做好疫情下的远程办公

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